Blog

Quản lý nhân sự là một trong những nhiệm vụ quan trọng và thường xuyên nhất của các CEO và cấp quản lý. Để giúp các CEO tối ưu hóa quy trình và tăng hiệu suất trong công tác quản lý nhân sự, Workit đã phát triển một giải pháp toàn diện - Phân hệ quản lý nhân sự.

I. Về Workit.vn

Workit là công ty công nghệ, chuyên phát triển các phần mềm quản lý cho doanh nghiệp. Với hơn 20 năm kinh nghiệm, Workit tự hào là đối tác tin cậy của hàng ngàn khách hàng lớn nhỏ trên toàn quốc.

Trong số các sản phẩm nổi bật của Workit, Phân hệ quản lý nhân sự được đánh giá là giải pháp hấp dẫn đáp ứng được nhu thị trường hiện nay.

Phân hệ quản lý nhân sự của Workit cung cấp một hệ sinh thái đầy đủ các tính năng, giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự một cách khoa học và hiệu quả:

• Tự động hóa quy trình tính lương, quản lý hồ sơ, theo dõi đào tạo, phân quyền và nhiều tính năng khác. Giảm thiểu tối đa công sức và thời gian của nhân viên nhân sự.
• Số hóa toàn bộ dữ liệu và tài liệu về nhân sự. Cho phép truy xuất và phân tích thông tin một cách dễ dàng.
• Tích hợp đầy đủ các công cụ, báo cáo phục vụ công tác đào tạo, phân tích và ra quyết định về nhân sự.
• Đảm bảo tuyệt đối bảo mật thông tin nhân viên. Toàn bộ dữ liệu được mã hóa và lưu trữ an toàn trên hệ thống.

Với nhiều năm kinh nghiệm triển khai cho các doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực, Workit tin tưởng phân hệ quản lý nhân sự là giải pháp lý tưởng dành cho mọi doanh nghiệp.

II. Tối ưu hóa quy trình tiền lương và nhân sự

1. Giải pháp tự động hóa quy trình tính lương

Một trong những nhiệm vụ tốn kém nhất về thời gian và công sức của bộ phận nhân sự là quy trình tính lương.

Thông thường, các bước tính lương như: Nhập dữ liệu chấm công, tạo bảng lương, áp dụng các loại phụ cấp, trừ các khoản phạt,... đều được thực hiện thủ công.

Điều đó dẫn đến nhiều bất cập:

• Mất nhiều thời gian cho quy trình giấy tờ, thao tác dữ liệu thủ công
• Dễ gây nhầm lẫn, sai sót trong tính toán
• Khó khăn trong việc lưu trữ, truy xuất dữ liệu lương cho từng nhân viên

Để khắc phục các hạn chế trên, phần mềm nhân sự của Workit đã hoàn toàn tự động hóa quy trình tính lương.

Cụ thể, các bước được tự động hóa bao gồm:

• Nhập thông tin nhân viên, bảng lương cơ bản
• Tự động đồng bộ dữ liệu chấm công từ các thiết bị
• Tự động tính toán và áp dụng các loại phụ cấp, khoản khấu trừ

Xuất bảng lương và các báo cáo liên quan

Nhờ đó, nhân viên nhân sự hoàn toàn có thể tự động hóa quy trình mà không cần làm thủ công, tiết kiệm hàng giờ công sức mỗi kỳ tính lương. Đồng thời, hạn chế tối đa các sai sót có thể xảy ra.

2. Tiết kiệm thời gian và công sức, giảm thiểu sai sót trong quá trình tính lương

Ngoài tự động hóa quy trình tính lương, phần mềm của Workit còn nhiều tính năng thông minh giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên nhân sự. Đồng thời hạn chế tối đa các sai sót có thể xảy ra.

Một số tính năng điển hình có thể kể đến bao gồm:

Cảnh báo tự động: Phần mềm sẽ gửi cảnh báo tự động cho nhân viên và quản lý khi phát sinh các sự kiện quan trọng như: hợp đồng sắp hết hạn, nhân viên nghỉ dài ngày bất thường,... Nhờ đó, các bộ phận có thể chủ động trong công việc.

Công cụ tính toán lương nâng cao: Cung cấp các công thức tính toán phức tạp để xử lý đa dạng các trường hợp phụ cấp, trừ lương. Giúp tính chính xác khoản lương cho nhân viên.

Quản lý quyền người dùng: Phân quyền chặt chẽ giữa các nhân viên. Mỗi người chỉ được truy cập vào những chức năng được cấp quyền. Đảm bảo tính bảo mật và chính xác khi thao tác trên hệ thống.

Lịch sử thay đổi: Lưu trữ đầy đủ lịch sử thao tác trên hệ thống. Cho phép dễ dàng đánh giá công việc và truy vết lại nếu có sai sót.

Với các tính năng thông minh và tự động hóa cao, phần mềm nhân sự Workit - HRM đã giải quyết triệt để các khó khăn do thiếu hụt nhân lực, quy trình làm việc thủ công. Nhờ đó, giúp các doanh nghiệp tiết kiệm hàng giờ công sức mỗi ngày, cũng như hạn chế tối đa sai sót có thể phát sinh.

III. Số hóa hồ sơ nhân viên

1. Quản lý hồ sơ nhân viên một cách dễ dàng và hiệu quả

Hồ sơ nhân viên là một trong những tài sản quý giá của doanh nghiệp. Tuy nhiên, quản lý những tài liệu giấy tờ này không hề đơn giản:

• Rất tốn diện tích để lưu trữ tài liệu giấy
• Dễ bị hỏng, thất lạc, nhầm lẫn giữa các hồ sơ
• Khó khăn trong việc truy xuất và lấy dữ liệu phân tích

Để giải quyết các hạn chế trên, phần mềm nhân sự của Workit đã số hóa toàn bộ hồ sơ nhân viên bao gồm:

• Quét toàn bộ giấy tờ tài liệu về nhân viên vào hệ thống 
• Thiết lập các hình thức chấm công tự động
• Hỗ trợ cấu hình công thức tính lương
• Quản trị KPIs và đánh giá năng lực

2. Lưu trữ và truy cập nhanh chóng đến các thông tin quan trọng về nhân viên

Sau khi số hóa, toàn bộ hồ sơ nhân viên sẽ được lưu trữ trên hệ thống của Workit. Nhờ đó, các bộ phận có thể dễ dàng truy cập và quản lý mọi lúc, mọi nơi, thay vì phải dò tìm trong tủ hồ sơ giấy như trước.

Một số lợi ích nổi bật khi lưu trữ hồ sơ nhân viên trên Workit bao gồm:

Truy xuất nhanh chóng: Cho phép tìm kiếm chéo nhiều tiêu chí để lấy thông tin cần thiết một cách nhanh chóng. Ví dụ: Tìm hồ sơ nhân viên theo tên, theo phòng ban, theo thời gian làm việc, v.v.

Không bị hỏng, mất mát: Dữ liệu điện tử lưu trữ dưới dạng file được sao lưu định kỳ nên không sợ bị mất hay hư hỏng như giấy tờ.

Tiết kiệm chi phí lưu trữ: Không cần bỏ chi phí thuê mặt bằng chứa hồ sơ giấy như trước đây

Bảo mật cao: Mọi thao tác truy cập đều được ghi nhận lại. Đảm bảo tính bảo mật và an toàn cho dữ liệu.

Dễ dàng phân tích dữ liệu: Cho phép xuất ra đa dạng báo cáo và thống kê một cách dễ dàng từ dữ liệu số.

Với việc đưa dữ liệu nhân sự lên hệ thống số của Workit, các doanh nghiệp hoàn toàn có thể nói bye bye với các vấn đề tốn kém thời gian, nhân lực như tìm kiếm hồ sơ, lưu trữ giấy tờ hay mất mát dữ liệu trước đây.

IV. Tích hợp công cụ quản lý đào tạo

1. Cung cấp công cụ quản lý đào tạo tích hợp

Nhân sự chất lượng chính là yếu tố quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Và không thể thiếu đào tạo - “chìa khóa vàng” để nâng cao năng lực nhân viên.

Hiểu được vấn đề này, Workit đã tích hợp công cụ quản lý đào tạo vào trong phần mềm nhân sự. Công cụ này hỗ trợ các doanh nghiệp thực hiện các công việc như:

Lập kế hoạch đào tạo: Xác định các khóa đào tạo cần thiết cho nhân viên dựa trên vị trí, năng lực. Giúp lập kế hoạch chi tiết, tránh lãng phí.

Quản lý khóa đào tạo: Thiết lập thông tin về khóa học như thời lượng, người tham gia, nội dung chi tiết. Lưu trữ đầy đủ tài liệu, công cụ đào tạo phục vụ cho các khóa tiếp theo.

Theo dõi tiến trình: Giám sát chặt chẽ quá trình tham gia khóa học của nhân viên như: thời gian, kết quả bài kiểm tra, điểm số các mô đun,...

Nhờ đó, việc quản lý đào tạo của doanh nghiệp trở nên khoa học và dễ dàng hơn. Bộ phận nhân sự cũng tiết kiệm được thời gian trong các công việc hành chính

2. Theo dõi và cập nhật quá trình đào tạo của nhân viên

Một lợi ích khác mà công cụ đào tạo của Workit mang lại, đó là khả năng theo dõi và cập nhật tình hình đào tạo của từng nhân viên. Cụ thể bao gồm:

Sơ yếu lý lịch đào tạo: Ghi nhận đầy đủ thông tin về quá trình đào tạo của nhân viên như: các khóa đã tham gia, thời gian, kết quả,...

Tổng hợp tiến trình: Thống kê nhanh chóng các thông số quan trọng như: tổng số giờ đào tạo, kết quả đánh giá bình quân, tỉ lệ khóa học hoàn thành,...theo từng nhân viên hoặc theo nhóm.

Báo cáo chi tiết: Xuất file báo cáo chi tiết để đánh giá kết quả đào tạo và hiệu quả đầu tư cho từng nhân viên, từng bộ phận.

Với những thông tin hữu ích này, các nhà quản lý sẽ dễ dàng đánh giá được thực trạng đào tạo và có những quyết định phù hợp để tối ưu hóa chi phí, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực.

V. Tạo báo cáo và phân tích nhân sự

1. Tạo ra các báo cáo và biểu đồ phân tích đa chiều về nhân sự

Thông tin và dữ liệu là yếu tố vô cùng quan trọng trong công tác quản trị nhân sự. Nắm bắt xu hướng nhân sự sẽ giúp doanh nghiệp điều chỉnh chiến lược kinh doanh và nguồn vốn phù hợp.

Giải quyết vấn đề này, phần mềm của Workit cung cấp các công cụ phân tích và báo cáo mạnh mẽ như:

• Báo cáo tình hình nhân sự: Thống kê số liệu cơ bản như nhân viên hiện có, tình hình tuyển dụng, thôi việc theo thời gian
• Báo cáo chi phí nhân sự: Phân tích các khoản chi cho lương, phúc lợi, đào tạo nhân viên
• Bảng cân đối nhân lực: So sánh nhu cầu nhân sự với hiện trạng nhân lực của doanh nghiệp
• Các biểu đồ, bảng thống kê tùy chỉnh: Cho phép người dùng tự tạo các bảng biểu phân tích theo nhiều tiêu chí: giới tính, độ tuổi, vị trí, thâm niên công tác, hiệu suất làm việc...

Toàn bộ các báo cáo và biểu đồ đều được tạo ra một cách tự động từ dữ liệu hệ thống. Và có thể dễ dàng xuất sang file Excel, PDF chỉ với một click chuột.

2. Hiểu rõ hơn về hiệu suất làm việc, cơ hội phát triển và cải thiện chất lượng nhân sự

Không chỉ hỗ trợ phân tích dữ liệu, phần mềm của Workit còn đưa ra các báo cáo và gợi ý giúp cải thiện công tác nhân sự.

Một số báo cáo tiêu biểu bao gồm:

KPIs bộ phận, cá nhân: Chỉ ra hiệu quả làm việc của nhân viên, đơn vị theo các tiêu chí định lượng. Là cơ sở để đánh giá năng lực và đưa ra các quyết định về đãi ngộ.

Phát hiện nhân viên tiềm năng: Đánh giá năng lực hiện tại và khả năng phát triển trong tương lai của nhân viên để lựa chọn nhân sự trọng yếu.

Nhận diện nhu cầu đào tạo: Chỉ ra các vị trí, bộ phận cần tăng cường đào tạo để hoàn thiện kỹ năng và năng suất làm việc.

Các báo cáo phân tích này như "ngọn hải đăng" soi đường, giúp các nhà quản trị doanh nghiệp đi đúng hướng trong việc cải thiện năng suất và xây dựng đội ngũ nhân viên mạnh mẽ.

VI. Bảo mật và truy cập linh hoạt

1. Cam kết đảm bảo an ninh thông tin và quyền riêng tư

Với những thông tin nhạy cảm như lương, bảo hiểm, hợp đồng,... việc đảm bảo an toàn và bảo mật là ưu tiên hàng đầu của bất cứ hệ thống nhân sự nào.

Hiểu được vấn đề này, Workit có các giải pháp sau:

Mã hóa dữ liệu: Mã hóa mạnh mẽ để bảo vệ thông tin truyền trên mạng

Lưu trữ dữ liệu an toàn: Đặt hệ thống máy chủ tại các trung tâm dữ liệu hiện đại, đáp ứng tiêu chuẩn an toàn thông tin quốc tế

Quản lý quyền sử dụng chặt chẽ: Chỉ cấp quyền truy cập tối thiểu cho nhân viên, đảm bảo mỗi người chỉ xem được những thông tin cần thiết.

Backup dữ liệu thường xuyên: Lưu bản sao dữ liệu định kỳ ra các vị trí độc lập để khôi phục khi cần thiết

2. Quản lý quyền truy cập của nhân viên và xem thông tin chỉ khi cần thiết

Ngoài các giải pháp kỹ thuật để bảo mật dữ liệu, Workit còn hỗ trợ các chức năng quản trị và kiểm soát quyền người dùng như:

Phân quyền chi tiết cho từng chức năng, từng màn hình. Nhân viên chỉ được truy cập vào những chức năng được cấp phép.

Giao diện trực quan cho phép người quản trị dễ dàng theo dõi cấp độ truy cập của các nhân viên, nhóm phòng ban.

Lịch sử truy cập và thao tác: Ghi lại đầy đủ các thao tác của người dùng (xem/ chỉnh sửa/ tạo mới dữ liệu) trên hệ thống. Hỗ trợ kiểm soát và xử lý sai phạm.

Nhờ vậy, toàn bộ quá trình truy cập và sử dụng thông tin trên hệ thống được giám sát chặt chẽ. Điều này vừa đảm bảo tính bảo mật, vừa tránh lạm dụng quyền hạn khi không cần thiết.

VII. Kết luận

Phân hệ quản lý nhân sự của Workit mang đến nhiều giá trị và lợi ích thiết thực cho công tác quản trị doanh nghiệp:

• Tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm thời gian cho đội ngũ nhân sự
• Nâng cao hiệu quả công tác đào tạo và phát triển nhân viên
• Cung cấp các công cụ phân tích và báo cáo mạnh mẽ phục vụ công tác ra quyết định
• Đảm bảo tuyệt đối an toàn thông tin và quyền riêng tư cho nhân viên

Với kinh nghiệm triển khai nhiều dự án quy mô lớn, Workit tự tin mang đến một giải pháp tối ưu để cải thiện hiệu quả công tác quản trị nhân sự của doanh nghiệp.

Hãy để Workit.vn đồng hành cùng CEO, xây dựng nền tảng nhân sự vững mạnh, sẵn sàng chinh phục mọi đỉnh cao trong kinh doanh!